Gjennomføring av evalueringer

Evalueringer av bistand kan skje både før, underveis og etter en aktivitet eller et prosjekt. Evalueringene kan også ta for seg overordnede spørsmål og problemstillinger som ikke er knyttet til enkelte tiltak.

De fleste evalueringer av enkeltprosjekter og tiltak skjer på initiativ fra de som er ansvarlige for de aktuelle tiltakene, og de vil oftest overlate evalueringen til uavhengige fagfolk. Dette kalles desentraliserte evalueringer. I tillegg tar avdeling for evaluering selv initiativ til å evaluere utvalgte deler av bistanden, noe som kalles sentraliserte evalueringer.

Oversikten nedenfor gjelder bare for de sentraliserte evalueringene i regi av avdeling for evaluering. Når evalueringsavdelingen initierer evalueringer, foregår prosessen vanligvis slik:

• Avdeling for evaluering bestemmer hva som skal evalueres. Det skjer ut fra de tre kriteriene risiko, egenart og vesentlighet som er fastsatt av Finansdepartementet i Reglement for økonomistyring i staten.
  
  Utenriksdepartementet kan bestemme at det skal gjennomføres evalueringer i tillegg til de som er bestemt av avdeling for evaluering i Norad, men det er likevel evalueringsavdelingen som bestemmer hvilke spørsmål som skal besvares og hvordan evalueringen skal gjennomføres. Et toårig evalueringsprogram viser hvilke evalueringer som er planlagt.
  
  
• Før en evaluering påbegynnes, gjør avdeling for evaluering seg kjent med den bistanden som skal evalueres, og konsulterer utvalgte eksperter og interessenter. På den bakgrunn utformes et oppdrag i form av et evalueringsmandat (Terms of Reference).
  
  
• Evalueringsoppdraget legges ut på internasjonalt anbud via www.doffin.no (med kopi på Tender European Daily). I de fleste tilfeller er det internasjonale eksperter som får oppdraget, ofte i samarbeid med norske forskere eller konsulenter. 
  
  
• Avdeling for evaluering velger ut det beste tilbudet, og ekspertene gjennomfører evalueringene etter strenge krav til kvalitet og metode. Tidlig i prosessen leverer de detaljert metodebeskrivelse (Inception report), som godkjennes av evalueringsavdelingen i Norad.
  
  Etter dette tar avdeling for evaluering en begrenset rolle for å gi ekspertene frihet til å løse oppgaven på den måten de mener er best. Interessentene holdes som regel informert om evalueringen gjennom deltakelse i en referansegruppe eller på annen måte.
  
  
• Avdeling for evaluering mottar utkast til rapport og vurderer om kvaliteten er god nok. Som et minstekrav skal det være full åpenhet om hvordan man har kommet fram til resultatene, altså hva slags evidensgrunnlag man bygger på, og det skal være en logisk og etterprøvbar sammenheng mellom datagrunnlag, metoder, funn, konklusjoner og anbefalinger.
  
  
• Utkastet til rapport deles med de som har vært involvert i tiltakene som evalueres og eventuelt andre viktige interessenter. De inviteres til å kommentere på utkastet. Avdelinf for evaluering gir sine egne kommentarer med krav om forbedring av svake punkter eller uklarheter. Deretter ferdigstilles rapporten. Dersom interessentene er uenig med evalueringen, har de mulighet til å kreve at deres egne synspunkter reflekteres i sluttrapporten i form av fotnoter eller vedlegg.
  
  
• På bakgrunn av evalueringen utarbeider avdeling for evaluering et oversendelsesnotat med vurdering av rapporten og anbefalinger om hva som bør følges opp i norsk utviklingspolitikk.
  
  
• Evalueringsrapporten og oversendelsesnotatet sendes til departementsråden i Utenriksdepartementet eller Klima- og miljødepartementet (avhengig av hvem som har ansvar for den bistanden som er evaluert). Samtidig blir den offentliggjort og vanligvis presentert på et åpent seminar. 
  
  
• Departementet har ansvar for å lage en en plan for oppfølging av anbefalingene (management response) i løpet av seks uker. Les mer om oppfølging av evalueringer.
  
  
• Avdeling for evaluering utarbeider en årsrapport som sammenfatter resultatene av årets evalueringer og redegjør for den samlede ressursbruken. Departementet sender denne rapporten videre til Stortinget og Riksrevisjonen til informasjon.

Avdeling for evaluering forsøker å bidra til at evalueringsprosessene er være deltakende og inklusive, for å fremme størst mulig læring. Dette må balanseres mot kravet om uavhengighet.