Spørsmål og svar knyttet til søknadsrunde 2021

Se her for svar på spørsmål Norad har mottatt om utfylling av søknadsskjema, samt søknadsbehandling og ferdigstillelse fra Norads side.

Spørsmål 1: Vi ser at det på overordnet nivå bes om budsjett, resultatrammeverk, risikoanalyse og endringsteori, under «Oppsummert informasjon om samlet søknad». Skal Norad i tillegg ha informasjon om det enkelte program eller land?

Svar:

  • Resultatrammeverk: Vi anbefaler alle søkere å lese dokumentet «Guidance note on results and risk management for applicants». Som det framgår av dette vil det i mange tilfeller både være behov for resultatrammeverk og risikoanalyse på overordnet nivå og per program eller land. Vi anbefaler at resultatrammeverk presenteres i ett dokument, med flere sider eller faner etter behov. Vi anbefaler også at risikoanalyse presenteres i ett dokument, med flere sider eller faner etter behov.
  • Endringsteori lastes opp separat og må henge sammen med logikken i resultatrammeverk.
  • Budsjett: I tillegg til overordnet budsjett forventes det at det finnes underliggende budsjett per land og partner. Det er ikke et krav at de lokale partnerne skal ha samme kontoplan som malen da denne som hovedregel bør være vesentlig mer detaljert. Det er imidlertid et krav at vår avtalemotpart har en metode for kategorisering av de lokale kostnadene slik at de kan rapporteres på formatet i malen. Det er dette som skal benyttes som rapporteringsformat i forbindelse med revidert regnskap, så revisor må også være tilfreds med metoden som er benyttet. Se mer informasjon om budsjett under.

Spørsmål 2: Skal både overordnet budsjett integrert i søknadsskjema i tilskuddsportalen og budsjettmalen i excel fylles ut som vedlegg?

Svar: Ja. Det foreligger en integrert overordnet budsjettoppstilling i tilskuddsportalen som alle søkere må fylle ut. På raden «Support from the Ministry/Norad» skal beløpet inkludere administrasjonsbidrag slik at det er søknadsbeløp inkludert administrasjonsbidrag som fremkommer. Summene inntekter og kostnader per år må balansere. Årlig beløp kan endres ved eventuell avtale. Alle organisasjoner skal også fylle ut budsjettvedlegget i portalen som er i excel. Dette inneholder noe mer detaljert informasjon og er det som kommer til å bli vektlagt i forbindelse med vurderinger av kostnadseffektivitet m.m.
Det forekommer enkelte tall-eksempler i budsjettvedlegget. Disse tallene er kun eksempler som må fjernes av søker og erstattes av søkers budsjetterte tall.

Spørsmål 3: Hvordan skal budsjettmal fylles ut dersom man søker tilskudd over flere ordninger eller kapittelposter?

Svar: Enkelte organisasjoner er i dialog med Norad om å søke om midler over andre ordninger enn den ordinære søknadsrunden for norske sivilsamfunnsorganisasjoner. Dette kan eksempelvis gjelde olje for utvikling, regionmidler m.m. Norad ber om at søkere opererer med separate budsjett per ordning og kap.post i excel-vedlegget i portalen, men ikke i den overordnede budsjettoppstillingen i portalen som kun skal gjelde den norske søknadsrunden (kap.post 170.70 Sivilt samfunn). Budsjettinformasjon om de øvrige ordningene det søkes på skal fremkomme i separate faner per ordning i budsjettmalen i excel. For organisasjoner som søker over flere ordninger, vil altså totalt omsøkt beløp framstå som lavere i den overordnede budsjettoppstillingen i portalen, enn i det vedlagte excel-arket.

Spørsmål 4: Kan Norad etterspørre mer informasjon under søknadsbehandlingen?

Svar: Ja. Når det gjelder detaljbehov i selve søknadsbehandlingen gir ikke budsjettmalen nødvendigvis nok detaljer for Norads vurdering. Norad vil derfor kunne be om ytterligere stikkprøver enn det som etterspørres i budsjettmalen.

Norad kan også etterspørre annen type informasjon ved behov.

Spørsmål 5: Hva slags kostnader skal fylles inn under “operating costs” på hhv. regionalt og lokalt nivå i budsjettmalen?

Svar: Som hovedregel innvilger Norads avdeling for sivilt samfunn 5-7 prosent administrasjonsbidrag til å dekke indirekte kostnader ved partnerens hovedkontor. Dette kan være husleie, kontorutstyr etc som ikke kan knyttes direkte til prosjekt o.l.

Denne type kostnader på region og lokalt nivå er ofte nært knyttet til selve gjennomføringen av prosjektet og det kan være vanskeligere å skille mellom direkte og indirekte kostnader.

Ofte anerkjennes derfor denne type kostnader på region og lokalt nivå som direkte kostnader. Vi ønsker likevel å følge med på disse kostnadene på regionalt og lokalt nivå, og det er denne type kostnader vi forventer å se under “operating costs”. Når det gjelder eventuelle indirekte personalkostnader føres disse under budsjettlinjen «salaries».

Spørsmål 6: Skal kostnader til “implementing partners” kostnadsføres på de ulike kostnadskategoriene i budsjettmalen eller skal alle disse kostnadene føres under “other direct project cost”?

Svar: Kostnadene til “implementing partners” skal sorteres inn under de respektive kostnadskategoriene (og ikke bare legges på «other direct activity cost»).

Spørsmål 7: I partner-seksjonen på "project/programme" er det et felt der vi skal fylle ut "main partner for project/programme". Her har vi problemer med å kun velge én hovedpartner. Vi har landprogram, og i hvert land har vi flere likestilte partnere. Det er vanskelig å kategorisere disse i "main partner" og "other partners". Hvordan skal vi håndtere dette i skjemaet? Har det noen praktisk betydning i forhold til kontrakt, rapportering og pengestrøm hvem som i så fall defineres som "main partner"?

Svar: Det er riktig at dere må velge én hovedpartner, men dere kan deretter beskrive de øvrige partnerne og forklare at de ulike partnerne er likestilt. Det har ikke praktisk betydning i forhold til kontrakt, rapportering og pengestrøm hvem som defineres som "main partner".

Se også spørsmål 10 og 11 for flere budsjettspørsmål.  

Spørsmål 8: Hvor laster jeg opp/legger jeg ved de signerte vedleggene om sikkerhet på reise og etiske retningslinjer?

Svar: I utlysningen står det følgende:

  • Søker må bekrefte at det er utarbeidet etiske retningslinjer for virksomheten. De etiske retningslinjene skal som et minimum oppfylle kravene i veileder for utarbeidelse av etiske retningslinjer for Norads tilskuddsmottakere.
  • Søker må bekrefte at det er foretatt tilstrekkelige sikkerhetsvurderinger for egne medarbeidere ved opphold utenlands, og iverksatt nødvendige tiltak til eksempelvis opplæring, egne retningslinjer, forsikringer og utstyr.
    Det betyr imidlertid ikke at de etiske retningslinjene og retningslinjer for sikkerhet på reise må legges ved søknaden, men at Norad kan be om det ved behov.

Spørsmål 9: Når kan vi forvente Norads svar på søknaden?

Svar: Norad tar sikte på å gi en første tilbakemelding på søknader før jul, basert på RAM-vurdering. Dette innebærer ikke tilsagn fra Norad.

Vi vil på dette tidspunktet etterspørre mer informasjon etter behov, eksempelvis endringer eller forbedringer i budsjett, resultatrammeverk og risikoanalyse. Vi ønsker at organisasjonene setter av ressurser i januar til å arbeide med Norads oppfølgingspunkter.

Endelig tildeling av tilskudd til den enkelte organisasjonen som når opp i konkurransen, vil bli beregnet ut fra Norads RAM-vurdering og følgende andre faktorer: Politiske prioriteringer slik det framgår av statsbudsjettet og komiteens innstilling til budsjettet, samt tildelingsbrev fra Utenriksdepartementet til Norad for 2021. Endelig tildeling vil altså først kunne foretas når Norad mottar tildelingsbrev 1 fra Utenriksdepartementet for 2021. Tildelingsbrev 1 kan normalt ventes i februar.

Spørsmål 10: Søknaden vår inneholder fem program, hvorav tre er regionale program hvor flere land vil levere et budsjett for sitt land som del av det regionale programmet. Noen land vil delta i mer enn et regional program. Det finnes imidlertid ikke et totalbudsjett per land for alle programmene landet er involvert i. Hvordan kan vi bruke eller tilpasse budsjettmalen, ettersom den er strukturert per land (og partner) og ikke per program?

Svar: De fleste organisasjoner mottar budsjetter og regnskap med ulike typer kontoplaner fra sine lokale partnere. Norads forventning er at organisasjonene sorterer dataene fra de ulike regnskapsformatene nedover i verdikjeden inn i Norads mal på en hensiktsmessig måte. Det er Norads mal som vil bli vedlagt avtalen som rapporteringsformat og som det kreves avlevert revidert regnskap på.

Generelt forventes det at partnere har mer detaljerte underliggende budsjettstrukturer enn Norads mal. Norads mal er laget for at det skal eksistere en minimumsstruktur som det rapporteres på. En av de sentrale elementene i malen er at Norad ønsker å se tydelig hvor mye som brukes av midler på de ulike nivåene i verdikjeden, fra hovedkontor til lokale partnere. I tillegg er det definert et minimum av kostnadskategorier som Norad forventer rapportering på, slik som lønn, reiser m.m. I tillegg legger malen opp til rapportering per land og brukereffekt (outcome)/sektor.

Dersom det er regionale programmer må organisasjonen selv vurdere hvordan dataene skal sorteres inn i Norads mal. En mulighet er å legge alle kostnadene i de regionale programmene (kostnader utenfor hovedkontor) på nivået i malen som kalles «Regional Office/Country Office». Man får da ikke synliggjort andel som går til lokale partnere eller land, noe som er en ulempe, men den ulempen må vurderes opp mot merarbeidet med å bryte dette ned. Det ideelle vil imidlertid være om man klarer å synliggjøre andel som går til lokale partnere i tråd med definisjonen i Norads mal. I forhold til nedbrytning på land kan man også se for seg at direkte prosjektkostnad per land (Direct project cost by country) erstattes med direkte prosjektkostnad per region der dette vurderes mer aktuelt.

Spørsmål 11: Kan dere klargjøre hvordan vi skal tolke budsjett brutt ned per partner for de fem største region/landkontorene og budsjett brutt ned per partner for de fem største lokale partnerne? Som et eksempel, hvis organisasjon X i Kenya leder ett program med seks lokale partnere, krever Norad bare de fem største budsjettene? Hvis vi lager budsjetter for regionale program, skal vi sende inn de fem høyeste tildelingene per program, eller de fem høysete budsjettene for hvert av landene som er del av programmet?

Svar: Norad ønsker å vurdere om enhetskostnader er rimelige på de ulike nivåene i verdikjeden. Dette gjør Norad i første omgang ved å se på de fem største region/landkontor (alternativt regional partner) og de fem største lokale partnere. Hvis organisasjon X i Kenya leder et program med seks lokale partnere (forutsetter samtidig at disse kontorene kvalifiserer som lokal partner ihht. definisjonen i budsjettmalen) krever Norad i første omgang bare detaljerte budsjetter fra de av disse som er blant de fem største lokale partnerne i hele søknaden. Altså ikke fem lokale partnere per region/landkontor. Norad kan imidlertid etterspørre mer informasjon senere. I budsjettmalens fane «country details» skal det imidlertid fremkomme totaler per partnerne i de ulike landene, alternativt per region hvis dette vurderes mer hensiktsmessig.    

Publisert 03.07.2019
Sist oppdatert 22.09.2020