Spørsmål og svar knyttet til

Se her for svar på spørsmål Norad har mottatt om utfylling av søknadsskjema, samt søknadsbehandling og ferdigstillelse fra Norads side.
Spørsmål 1: Vi ser at det på overordnet nivå bes om budsjett, resultatrammeverk, risikoanalyse og endringsteori. Vi finner imidlertid ikke noe sted i seksjonen om "project/programme" hvor denne informasjonen skal oppgis for hvert enkelt program. Dette er informasjon Norad tidligere år har bedt om, og vi lurer derfor på hvordan dette skal håndteres nå.

Svar fra Norad:
 
  • Resultatrammeverk: Vi ønsker et resultatrammeverk på overordnet nivå og en synliggjøring av hvordan de ulike programmene skal bidra til overordna resultater. I mange tilfeller er det behov for resultatrammeverk per program, utover det overordna. Vi anbefaler at dere legger dette i ett dokument, men bruker flere sider. Vi ønsker at søkere presenterer opplegg for mål- og resultatstyring samlet slik at vi kan se hvordan de ulike programmene henger sammen.
  • Endringsteori/årsakslogikk skal beskrives i egen boks, og må henge sammen med logikken i resultatrammeverket.
  • Risikoanalyser: Vi ønsker risikoanalyse på overordnet nivå, inkludert interne risikofaktorer, og risikoanalyse per program/land. Risiko for negative effekter på tverrgående hensyn skal vurderes av søker. Risikoanalyser kan også legges i ett dokument.
  • Budsjett: I tillegg til den oppsummerte oversikten over kostnader og finansieringsplan må dere fylle ut budsjettmalen i portalen. Det forventes at det finnes underliggende budsjett per land og partner. Det er ikke et krav at de lokale partnerne skal ha samme kontoplan som malen da denne som hovedregel bør være vesentlig mer detaljert. Det er imidlertid et krav at vår avtalemotpart har en metode for kategorisering av de lokale kostnadene slik at de kan rapporteres på formatet i malen. Det er dette som skal benyttes som rapporteringsformat i forbindelse med revidert regnskap, så revisor må også være tilfreds med metoden som er benyttet. 
 
Spørsmål 2: Kan Norad etterspørre mer informasjon under søknadsbehandlingen? 

Svar: Når det gjelder detaljbehov i selve søknadsbehandlingen gir ikke budsjettmalen alene nok detaljer for Norads vurdering. Norad vil derfor normalt be om stikkprøver på landnivå og se på kostnader hos utvalgte lokale partnere.
 
Norad bruker stikkprøvene til å se hvordan totalene i malen henger sammen med enhetspriser på lokalt nivå. Dette for å vurdere om kostnadene virker rimelige. Vi anbefaler derfor at organisasjonene allerede på søknadstidspunktet legger ved et eksempel på kostnader i et utvalgt land, der det fremkommer hvordan enhetskostnadene hos minst en lokal partner i dette landet ser ut.
 
Eksemplet kan legges ved som en flik til excel-arket med budsjettmalen. Norad vil normalt be om enda flere stikkprøver. Disse kan enten legges ved som fliker i excel-arket eller vil bli etterspurt av Norad ifm. søknadsbehandlingen.
 
Utgangspunktet er at alle kostnadene som fylles inn i tabellen «Direct Project Costs» er direkte knyttet til prosjektet, og inkluderer ikke administrasjonsbidrag.

Norad kan også etterspørre annen type informasjon ved behov.
 
Spørsmål 3: Hva slags kostnader skal fylles inn under “operating costs” på hhv. regionalt og lokalt nivå i budsjettmalen?

Svar: Som hovedregel innvilger Norads avdeling for sivilt samfunn 5-7 prosent administrasjonsbidrag til å dekke indirekte kostnader ved partnerens hovedkontor. Dette er type husleie, kontorutstyr som ikke kan knyttes direkte til prosjekt o.l.
 
Denne type kostnader på region og lokalt nivå er ofte nært knyttet til selve gjennomføringen av prosjektet og det kan være vanskeligere å skille mellom direkte og indirekte kostnader.
 
Ofte anerkjennes derfor denne type kostnader på region og lokalt nivå som direkte kostnader. Vi ønsker allikevel å følge med på disse kostnadene på regionalt og lokalt nivå, og det er denne type kostnader vi forventer å se under “operating costs”. Når det gjelder eventuelle indirekte personalkostnader føres disse under budsjettlinjen «salaries».
 
Spørsmål 4: Skal kostnader til “implementing partners” kostnadsføres på de ulike kostandskategoriene i budsjettmalen eller skal alle disse kostnadene føres under “other direct project cost”?
 
Svar: Kostnadene til “implementing partners” skal sorteres inn under de respektive kostnadskategoriene (og ikke bare legges på «other direct activity cost»). Se også spørsmål 1 og svaret der for mer informasjon om kategorisering av kostnader. 
 
Når det gjelder “Other direct activity cost” er dette kostnader som ikke dekkes av de øvrige budsjettlinjene. Det er viktig at organisasjonene har egne systemer som viser detaljene under denne budsjettlinjen slik at det er mulig å beregne enhetskostnader, noe Norad vil etterspørre på stikkprøvebasis. Organisasjonen kan gjerne legge til noen rader med underkategorier under «other direct activity cost» dersom dette er hensiktsmessig for å gi bedre oversikt over hva slags kostnader dette er. Det anbefales at antall rader som eventuelt legges til holdes på et begrenset nivå. Husk at formler i excel-arket må oppdateres dersom det legges til nye rader.    
 
Spørsmål 5: I partner-seksjonen på "project/programme" er det et felt der vi skal fylle ut "main partner for project/programme". Her har vi problemer med å kun velge én hovedpartner. Vi har landprogram, og i hvert land har vi 2-4 likestilte partnere. Det er vanskelig å kategorisere disse i "main partner" og "other partners". Hvordan skal vi håndtere dette i skjemaet? Har det noen praktisk betydning i forhold til kontrakt, rapportering og pengestrøm hvem som i så fall defineres som "main partner"?
 
Svar: Det er riktig at dere må velge én hovedpartner, men dere kan deretter beskrive de øvrige partnerne og forklare at de ulike partnerne er likestilt. Det har ikke praktisk betydning i forhold til kontrakt, rapportering og pengestrøm hvem som defineres som "main partner".
 
Spørsmål 6: På flere av spørsmålene er det satt av mye mer plass i 2019-formatet enn i 2018. For eksempel var det i 2018 satt en begrensning på 8000 tegn på problem/mulighetsanalyse, mens det i år er 32.000. For «overall objective» og «target groups» har antallet økt fra 3000 til 12.000 tegn – det samme gjelder «sustainability» og «exit strategy». Hva er bakgrunnen for disse endringene og hva innebærer det av eventuelle endrede forventninger?

Svar: Dere må gjerne ta utgangspunkt i begrensningene fra i fjor. Vi forventer ikke at dere skal skrive mer enn det. Grunnen til at det er mulig å skrive (mye) mer enn det, er fordi tegnteller i portalen teller formateringskarakterer og gir ofte andre resultater enn tegnteller i word, særlig hvis man limer inn bilder eller tabeller. Dette gjorde at tekst ble kuttet ned når man limte inn fra word, noe som var veldig lite populært blant organisasjonene. Vi har derfor en betydelig buffer bygd inn i portalen for å unngå at tekst blir kuttet ned (for eksempel når det limes inn tabeller osv).

Spørsmål 7: Når kan vi forvente Norads svar på søknaden?
 
Svar: Norad tar sikte på å gi en første tilbakemelding på søknader før jul, basert på RAM-vurdering. Dette innebærer ikke tilsagn fra Norad.
 
Vi vil på dette tidspunktet etterspørre mer informasjon etter behov, eksempelvis endringer eller forbedringer i budsjett, resultatrammeverk og risikoanalyse. Vi ønsker at organisasjonene setter av ressurser i januar til å arbeide med Norads oppfølgingspunkter.
 
Endelig tildeling av tilskudd til den enkelte organisasjonen som når opp i konkurransen, vil bli beregnet ut fra Norads RAM-vurdering og følgende andre faktorer: Politiske prioriteringer slik det framgår av statsbudsjettet og komiteens innstilling til budsjettet, samt tildelingsbrev fra Utenriksdepartementet til Norad for 2020. Endelig tildeling vil altså først kunne foretas når Norad mottar tildelingsbrev 1 fra Utenriksdepartementet for 2020. Tildelingsbrev 1 kan normalt ventes i februar.
Publisert 03.07.2019
Sist oppdatert 04.07.2019