Kvalitetssikring av bistanden

Til hjelp i arbeidet med å holde god kvalitet har bistandsforvalterne en omfattende verktøykasse med økonomireglement, bistandshåndbok, avtalehåndbok, ulike datasystemer for økonomi- og dokumentstyring, et anselig antall strategier, temahåndbøker, retningslinjer, sjekklister, handlingsplaner, tildelingsbrev, virksomhetsplaner og andre planleggingsverktøy. Det meste av dette er selvpålagt, og kommer i tillegg til alle føringene som gjelder for offentlig forvaltning generelt.

Forvaltningsgjennomganger

Forvaltningsgjennomgangene er en av fem hovedsøyler i Norads systematiske kontroll og kvalitetssikring av bistanden. De andre fire søylene er Norads bistandsfaglig kvalitetssikring av planer og rapporter, resultatgjennomganger gjennomført av Norad og / eller eksterne fagmiljøer (reviews på bistandsk), juridisk kvalitetssikring av avtaler og kontrakter i Norads juridiske gruppe og uavhengige evalueringer fasilitert av Norads evalueringsavdeling. I tillegg kommer Riksrevisjonens ulike kontroller av bistandsforvaltningen på oppdrag fra Stortinget. Til sammen skal disse kvalitetssikringssystemene sørge for at vi både gjør de riktige tingene og at vi gjør tingene riktig. Forvaltningsgjennomgangene dreier seg mest om å bidra til det siste.

Forvaltningsgjennomgangenes rolle er altså å bidra til kvaliteten på bistanden gjennom interne revisjoner av om forvaltningen av bistandsmidlene gjøres i henhold til det forvaltningsregelverket som er vedtatt. Det dreier seg som i revisjoner ellers om kontroll, men enda viktigere er læringsaspektet. Læringen går begge veier, for heldigvis er virkeligheten mer mangslungen og sammensatt enn hva all verdens regelbøker kan fange opp. Selv om man holder seg til regelverket og gjør alt etter boka, er det fortsatt bruk for både klokskap, innsikt og godt skjønn.

De forvaltningsgjennomgangene som er gjennomført og planlagt så langt, har i hovedsak tatt for seg bilateral bistand over land- og regionbevilgningene, der Bistandshåndboka og Avtalehåndboka er det viktigste forvaltningsregelverket. Bistandshåndboka beskriver hvilke prosedyrer som skal følges og dokumenteres i de ulike fasene av et bistandsprogram, mens Avtalehåndboka er en juridisk håndbok med maler for ulike kontrakter og avtaler. De mange prosedyrene gir stoppunkter for faglige vurderinger, økonomisk revisjon og vurdering av resultater både før, under og etter at et bistandsprogram blir gjennomført.

Mye jobb

Gjennom grundige forberedelser både på ambassaden og i hjemmeadministrasjonen plukkes et titalls tiltak ut for gjennomgang. Så brukes ulike metoder for å sjekke ut om prosedyrene er fulgt og om beslutninger og vurderinger er dokumentert. Ambassadene foretar en egenevaluering ved å fylle ut en sjekkliste med kontrollspørsmål, der ambassadens egne vurderinger av hvordan de ulike prosedyrene er fulgt opp nedfelles sammen med kommentarer til eventuelle avvik. Ut fra sjekklistene og programmets arkiverte dokumenter, gjennomføres intervjuer med ambassadens saksbehandlere og ledelse. Teamene fra hjemmeadministrasjonen foretar også stikkprøvekontroller med utgangspunkt i ambassadens arkiver.

"Er det ikke skrevet ned, så har det ikke skjedd", er antakelig det første man lærer på "revisorskolen". Dette gjelder også i stor grad i forvaltningsgjennomgangene. Og det hjelper ikke bare å skrive ned hva som er skjedd. For å få stjerne i boka, må man også dokumentere vurderingene og begrunne beslutningene man tar. Har man f eks fått en fagrådgiver i Norad til å vurdere et programdokument, så holder det ikke å legge vurderingen i arkivet - man må også dokumentere hvordan vurderingene er tatt til følge eller begrunne hvorfor rådene er forkastet.

Det er graden av klokskap i vurderingene og beslutningene som avgjør om resultatene blir gode eller dårlige. En godt dokumentert dårlig vurdering fører neppe til bedre resultater enn en udokumentert. Men dokumentasjonen kan hjelpe en selv og andre til å lære og gjøre det bedre neste gang. I år er det gjennomført elleve forvaltningsgjennomganger på norske ambassader, og til neste år har Utenriksdepartementet bestilt femten nye.