Personvernerklæring

Denne erklæringen beskriver hvordan Norad samler inn og bruker personopplysninger.

Norad, ved direktøren, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Opplysninger om delegering fremkommer under hvert enkelt punkt der det er relevant. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret.

Denne erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når Norad samler inn personopplysninger om deg, enten fra deg selv eller andre, i tråd med personvernforordningen artikkel 13 og 14. Erklæringen gir generell informasjon om hvordan Norad behandler personopplysninger jf. personvernforordningen artikkel 15 og personopplysningsloven § 16 (unntak). Erklæringen oppdateres fortløpende.

Norads personvernombud kan kontaktes av de registrerte angående alle spørsmål om behandling av deres personopplysninger og om utøvelsen av de rettighetene de har i henhold til personvernforordningen/personopplysningsloven. Henvendelser sendes til postmottak@norad.no.

Den registrertes rettigheter

Du har rett til å kreve innsyn, korrigering retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan til enhver tid trekke tilbake et samtykke du har gitt for behandling av personopplysninger hos oss.

Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside. For å utøve dine rettigheter, kontakt postmottak@norad.no. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Ta da først kontakt med vårt personvernombud. Du har også rett til å klage til Datatilsynet på behandling som er i strid med de til enhver tid gjeldende personvernregler.

1. Behandling av personopplysninger på norad.no, noradbloggen.no og bistandsaktuelt.no

Webredaktøren har det daglige ansvaret for Norads behandlinger av personopplysninger på norad.no og noradbloggen.no med mindre annet er oppgitt under. Webredaktøren i Bistandsaktuelt har ansvaret for bistandsaktuelt.no.

På våre nettsteder er det mulig å melde seg på åpne arrangementer, melde seg på nyhetsbrev, bestille publikasjoner og Bistandsaktuelt og legge inn kommentarer på blogginnlegg. 

Det er frivillig for besøkende til Norads nettsider å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Knowit er leverandør for utvikling, drift og vedlikehold av våre nettsteder. Norad er i prosess med å inngå en databehandleravtale med leverandøren Knowit. Denne skal regulere hvilken informasjon leverandøren skal ha tilgang til og hvordan denne skal behandles. Databehandleravtalen vil også omfatte underleverandører som Knowit benytter i sitt tjenestetilbud til Norad. 

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Norad og Knowit har tilgang til opplysningene som samles inn. For nyhetsbrev via norad.no og bistandsaktuelt.no har også underleverandør Apsis tilgang til informasjonen som samles inn.

1.1. Påmelding til arrangementer

Åpne arrangementer i Norad annonseres på norad.no. Når du melder deg på et arrangement i regi av Norad, oppgir du navn, arbeidssted og e-postadresse. For større arrangementer ber vi deg også oppgi mobiltelefonnummer, mens det er frivillig å oppgi opplysninger om dietter eller allergier.

Vi ber om disse opplysningene for å administrere påmelding og deltakelse, og av sikkerhetshensyn. I forbindelse med et seminar vil vi kunne sende deg a) informasjon om seminaret i forkant og etterkant, samt b) be om din deltakelse på evaluering av dette. Se avsnitt «besøkende til Norad» for mer informasjon.
Informasjonen du oppgir slettes av Norad kort tid etter at arrangementet er gjennomført. Du må oppgi informasjonen på nytt hver gang du melder deg på et nytt arrangement. 

Om du ønsker å motta e-poster om kommende arrangement i Norad, kan du velge å oppgi dette ved påmeldingen. Da overfører vi navn og e-postadresse til en egen liste over personer som ønsker informasjon om kommende arrangementer i Norad. Du kan når som helst melde deg av denne listen ved å sende en e-post til paamelding@norad.no.

1.2. Bestilling av publikasjoner

På norad.no kan du bestille publikasjoner fra Norad. For å sende deg publikasjonen ber vi deg oppgi personopplysninger. Alle som ønsker bestille en publikasjon må oppgi navn, postadresse og e-post. Det er frivillig hvorvidt du vil oppgi organisasjon, telefon og eventuelle kommentarer. Bestillingsinformasjonen håndteres av Norad som selv står bak utsendelsen.

Personopplysninger vi får inn ved bestillinger av publikasjoner blir ikke benyttet til andre formål enn å effektuere bestillingen. Etter bestillingen er sendt vil alle opplysninger bortsett fra antall slettes, disse opplysningene benyttes til å utarbeide statistikk.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i.

1.3. Nyhetsbrev

Norad står bak flere eksterne nyhetsbrev som sendes via e-post, hvor Bistandsaktuelt, Olje for utvikling og evalueringsavdelingen er avsendere.
Apsis, som er underleverandør for Knowit, står bak løsningen for e-postmarkedsføring som Norad benytter. Informasjonen du oppgir for å abonnere på ett eller flere nyhetsbrev, lagres i atskilte lister i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet.

  • Nyhetsbrev fra Bistandsaktuelt sendes ut ca 2-3 ganger i uka via e-post. For å abonnere på nyhetsbrevet, må du oppgi en e-postadresse.

  • Nyhetsbrev fra evalueringsavdelingen i Norad sendes ut 1-3 ganger i måneden via e-post. For å abonnere på nyhetsbrevet, må du oppgi en e-postadresse. Du kan også velge om du vil ha informasjon om invitasjoner til arrangementer og varsel om anbud med ditt nyhetsbrev. Du må abonnere på nyhetsbrevet for å kunne motta denne informasjonen. 

  • Nyhetsbrev fra Olje for utvikling sendes ut 1-2 ganger i kvartalet via e-post. For å abonnere på nyhetsbrevet må du oppgi e-postadresse, navn, virksomhet og land.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger i tilknytning til nyhetsbrevene er personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 a), altså samtykke.

1.4. Deling av innlegg på Norads nettsteder

Når du deler innlegg fra norad.no, noradbloggen.no eller bistandsaktuelt.no, legges informasjon inn der og da hos nettsamfunnet du velger. Hvordan det aktuelle nettsamfunnet håndterer dataene videre, reguleres av din avtale med nettsamfunnet. Informasjon om at du har delt et innlegg lagres ikke hos oss.

1.5. Kommentarer på noradbloggen.no og bistandsaktuelt.no

Alle innlegg på bistandsaktuelt.no og noradbloggen.no må signeres med fullt navn. Anonyme innlegg fjernes. Norad benytter Disqus i kommentarfeltet. Disqus’ håndtering av dine data, reguleres av din avtale med nettsamfunnet. Du som bruker er selv ansvarlig for å slette data bruker har oppgitt via kommentarfeltet om det skulle være ønskelig.  

1.6. Nettstatistikk

Norad samler inn statistikk om besøkende på norad.no, noradbloggen og bistandsaktuelt.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedene våre. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

1.7. Bruk av informasjonskapsler, også kjent som cookies

1.7.1. norad.no og bistandsaktuelt.no

norad.no og bistandsaktuelt.no benytter som mange andre nettsteder informasjonskapsler (cookies). Informasjonskapsler er små informasjonsfiler som blir liggende igjen på datamaskinen din for at tjenesten vår skal virke best mulig for deg som bruker.

Dette medfører ingen sikkerhetsrisiko for deg, men du kan når som helst avslå å samtykke i lagring av informasjonskapsler i nettleseren.

 

Følgende informasjonskapsler benyttes:

  • ASP.NET_SessionId brukes for å identifisere at bevegelsene brukeren gjør kommer fra en spesifikk enhet. Informasjonskapselen inneholder ingen personlig informasjon og slettes når du lukker nettleseren.

  • ASP.NET_SessionId brukes av publiseringsverktøyet som nettstedet er bygget på. Disse er helt nødvendige for at nettstedet skal fungere.

  • ARRAffinity brukes til lastbalansering. Denne passer på at brukerens sesjon blir sendt til riktig server.

  • _ga er informasjonskapsel som brukes av Google Analytics for å måle hvor mange som besøker norad.no, og hvordan brukere navigerer på nettstedet. Denne kapselen inneholder ingen personlig informasjon, men en tekststreng som gjør at systemet kan kjenne igjen en nettleser ved navigering fra side til side og fra gang til gang.

Vi bruker Google Analytics for å gjøre nettsidene våre bedre for deg som bruker. Dersom du ønsker at besøket ditt ikke skal registreres, kan du installere Google Analytics' nettlesertillegg for bortvelging.


1.7.2. noradbloggen.no

Bloggen bruker cookies hovedsaklig for trafikkmåling og optimalisering av innhold.

1.7.3. Håndtering og sletting av informasjonskapsler

Du kan lese mer om hvordan du administrerer informasjonskapsler i din nettleser på nettvett.no. Vi gjør oppmerksom på at dette kan medføre at våre nettsider ikke vil fungere optimalt.

2. Fagbladet Bistandsaktuelt

Hvis du vil abonnere på papirutgave av Bistandsaktuelt (gratis), registreres navn, postadresse og postnummer i abonnementsregisteret Endurico slik at vi får sendt deg bladet. Du kan endre registrerte opplysninger eller avbestille abonnementet på bistandsaktuelt.no. Når du avbestiller abonnementet blir opplysningene slettet fra registeret.

Navn- og adresseopplysningene blir overført til leverandøren Helt hjem som distribuerer avisen. De benytter de til enhver tid gjeldende opplysninger.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger i tilknytning til abonnementet er personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 a), altså samtykke.

3. Kontakt med Norad

3.1. Melding til Norad-ansatte

Det er mulig å ta kontakt med ansatte i Norad via kontaktskjemaet for hver enkelt ansatt på norad.no. Her må du oppgi navn, e-postadresse, emne og melding for å få sendt meldingen. Beskjeden sendes som e-post til personen du har skrevet til. Meldingen lagres ikke på norad.no, men behandles som mottatt e-post. Se avsnitt «e-post og telefon» for mer informasjon. 

3.2. Besøkende til Norad

Alle besøkende til Norad må registrere seg i resepsjonen med fornavn, etternavn, mobiltelefonnummer og arbeidssted.

Besøkende til større arrangementer forhåndsregistreres via norad.no for raskere å kunne gjennomføre innsjekking av gjester. Administrativt ansvarlig for arrangementet lager samlet oversikt og sender til resepsjonen. Når arrangementet er over, blir listen oppbevart for statistikkformål for gjeldende kalenderår. Resepsjonen sletter listen etter arrangementet. Se avsnitt for «påmelding til arrangementer».

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre tilgangen til Norads lokaler.

3.3. E-post og telefon

Norad benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å utføre oppgaver som direktorat. Dette gjelder kommunikasjon med både interne og eksterne kontakter. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling, arkiveres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet under «Saksbehandling og arkiv».

Respektive avdelingsdirektører følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i tråd med bestemmelsene og Norads rutiner.  Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes e-post-kontoene.

Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

3.4. Saksbehandling og arkiv

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet avhengig av hva saken gjelder. I kontaktregisteret lagres navn og e-postadresser.  Opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av søknader om tilskudd og andre henvendelser i forbindelse med slike søknader, samt korrespondanse i forbindelse med oppfølging av bistandsprosjekter, styrearbeid og annet arkiveres i de respektive saksdokumentene.

Norad bruker Public 360 arkiv- og saksbehandlingssystem med elektronisk arkivering og journalføring av dokumenter. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Public 360 er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren Tieto, og følger norsk standard for dokumentasjonsforvaltning (NOARK). 

Leder av Drifts- og dokumentasjonsseksjonen (DDS) har det daglige ansvaret for systemet og manuelt arkiv, og at det er utarbeidet rutiner for bruk av dette. Det er etablert særlige tiltak og rutiner for beskyttelsesverdig informasjon. Respektive avdelingsdirektører følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene. 

Opplysninger som er nødvendig for behandling av klagesaker vil bli utlevert til Utenriksdepartementet, som er Norads klageorgan.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), c) og e); nødvendig for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning, oppfylle en rettslig forpliktelse jf. offentlighetsforskriften §§ 6 og 7 og/eller utøve offentlig myndighet som Norad er pålagt.

3.5. eInnsyn (offentlig journal)

Norad utfører en systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalen inneholder opplysninger om avsender, mottaker og overskrift på saksdokumentet.  Personnavn kan ikke søkes fram i eInnsyn når innførselen er eldre enn ett år.

Vi gjør oppmerksom på at forespørsler om innsyn via eInnsyn blir oppbevart og loggført. Alle innsynskrav fra eInnsyn registreres og kvitteres ut i eget skjema.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 c), nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse jf. offentlighetsforskriften §§ 6 og 7.

3.6. Spørreundersøkelser/kartlegging

Norad bruker verktøyet Questback til spørreundersøkelser. Når vi gjennomfører spørreundersøkelser, vil vi alltid informere om formålet med den, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Vi vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt.

Anonyme undersøkelser: Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke Norad eller Questback Essentials samle inn noe informasjon som kan kobles til deg.
Identifiserbare undersøkelser: Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan Norad identifisere de som har besvart undersøkelsen. Vi kan også benytte Questback Essentials til å sende ut undersøkelsen.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), hvor du samtykker til vår behandling av opplysninger om deg.

4. Ansatte og jobbsøkere

4.1.  Ansatte i Norad

Norad behandler som arbeidsgiver personopplysninger om sine ansatte for å ivareta sitt arbeidsgiveransvar. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger er knyttet til for eksempel vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av arbeid.

Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger, og kan publiseres på våre nettsider.

Det er leder av Personalseksjonen som har det daglige ansvaret og som også har ansvar for at kun medarbeidere med tjenstlig behov har tilgang til og behandler personopplysninger om ansatte.

Det registreres også personopplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer i bygningen og opplysninger om tilgangsstyring (pålogging) i IT-systemer.

Norad har en personalmappe i vårt arkivsystem for hver av våre nåværende og tidligere ansatte. Fra 2003 er det også elektroniske personalmapper. Personalmapper skal bevares, det vil si at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert. Personalmapper blir ryddet etter at arbeidsforholdet er avsluttet. Personalmapper skal avleveres til Arkivverket.

Innstillinger med utvidet søkerliste og utlysningstekst bevares i eget fysisk tilsettingsarkiv. Innholdet makuleres ikke. Tilgangen til personalmapper er begrenset til tjenstlig behov.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i.

4.2. Jobbsøkere

Dersom du søker jobb hos Norad, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b); behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse. Dersom din søknad inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 b) og h).

Søknader går gjennom jobbsøkerportalen WebCruiter. I den skriftlige bekreftelsen på at søknaden er mottatt får søkere informasjon om Norads personvernrutiner.

5. Annen relevant lovgivning

I tillegg til personopplysningsloven har blant annet følgende lover betydning for Norads behandling av personopplysninger Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Norad praktiserer meroffentlighet, det vil si at Norad så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige.

Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saker vil bli behandlet i Norad. Som part i en sak, f.eks. som søker på en tilskuddsordning, har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.

Arkivloven gir regler om hvordan arkivskaper skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Begreper

Den registrerte: Personer Norad behandler personopplysninger om.

Behandling av personopplysninger: All bruk av personopplysninger, slik som innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering, eller en kombinasjon av slike bruksmåter.

Behandlingsansvarlig: Den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes. Dette er vanligvis en virksomhet.

Databehandler: Den som behandler personopplysninger på oppdrag fra den behandlingsansvarlige. Dette er vanligvis en virksomhet.

Personvernforordningen: Europaparlaments- og rådsforordning (EU) 2016/679 av 27. april 2016 om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger samt om oppheving av direktiv 95/46/EF (generell personvernforordning) (GDPR), jf. personopplysningsloven § 1. Personvernforordningen gjelder som norsk lov, jf. personopplysningsloven § 1.

Samtykke: En frivillig, uttrykkelig og informert erklæring fra den registrerte om at han eller hun godtar behandling av opplysninger om seg selv