Personvernerklæring
1.0 Personvernombud
2.0 Dine rettigheter
- Du kan lese mer om disse rettighetene hos Datatilsynet.
For å utøve dine rettigheter, send e-post til postmottak@norad.no. Du vil få svar på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Ta kontakt med vårt personvernombud dersom du mener Norad ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Du har også rett til å klage til Datatilsynet på behandling som er i strid med den til enhver tid gjeldende personvernlovgivning.
3.0 Hvordan vi mottar, samler inn og behandler personopplysninger
3.1.0 Våre nettsteder norad.no, noradbloggen.no, bistandsaktuelt.no
På norad.no er det mulig å melde seg på arrangementer, melde seg på nyhetsbrev og bestille publikasjoner. På noradbloggen.no kan man legge inn kommentarer på blogginnlegg.
Norad er utgiver av fagbladet Bistandsaktuelt i papirutgave og i nettutgave på bistandsaktuelt.no. Her er det mulig å abonnere på bladet.
Det er frivillig for besøkende til Norads nettsider å oppgi personopplysninger i forbindelse med våre tjenester.
Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert. Samtykke gis når du registrerer opplysninger og du kan trekke tilbake samtykket ved å melde deg av tjenesten.
Knowit er databehandler og leverandør for utvikling, drift og vedlikehold av våre nettsteder. Norad og Knowit har inngått en databehandleravtale som regulerer hvilken informasjon leverandøren skal ha tilgang til og hvordan denne skal behandles. Databehandleravtalen omfatter også underleverandører som Knowit benytter i sitt tjenestetilbud til Norad.
Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Både Norad og Knowit har tilgang til opplysningene som samles inn.
Apsis, som er underleverandør for Knowit, står bak løsningen for e-postmarkedsføring som Norad benytter til nyhetsbrev.
3.1.1 Påmelding til arrangementer
Åpne arrangementer i Norad annonseres på norad.no. Når du melder deg på et arrangement i regi av Norad, oppgir du navn, arbeidssted og e-postadresse. For større arrangementer ber vi deg også oppgi mobiltelefonnummer, mens det er frivillig å oppgi opplysninger om allergier eller matintoleranser.
Vi ber om disse opplysningene for å administrere påmelding og deltakelse, og av sikkerhetshensyn. I forbindelse med et arrangement vil vi kunne sende deg informasjon i forkant og etterkant av arrangementet.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 a), altså samtykke.
Du kan også samtykke i å delta i evaluering av arrangementet.
Informasjonen du oppgir slettes av Norad etter at arrangementet er gjennomført. Du må oppgi informasjonen på nytt hver gang du melder deg på et arrangement.
Om du ønsker å motta e-poster om kommende arrangementer i Norad, kan du samtykke i dette ved påmeldingen. Da overfører vi navn og e-postadresse til en egen liste over personer som ønsker informasjon om kommende arrangementer i Norad. Du kan når som helst melde deg av denne listen ved å sende en e-post til paamelding@norad.no. Samtykket anses da som tilbakekalt.
Se også nedenfor under avsnitt 3.3.3 besøkende til Norad.
3.1.2 Bestilling av publikasjoner
På norad.no kan du bestille publikasjoner fra Norad. Alle som ønsker å bestille en publikasjon må oppgi navn, postadresse og e-post. Det er frivillig hvorvidt du vil oppgi organisasjon, telefon og eventuelle kommentarer.
Bestillingsinformasjonen håndteres av Norad, som selv står bak utsendelsen.
Personopplysninger vi får inn ved bestillinger av publikasjoner blir ikke benyttet til andre formål enn å effektuere bestillingen. Etter at bestillingen er sendt, blir alle personopplysninger slettet.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i.
3.1.3 Nyhetsbrev
Norad står bak flere eksterne nyhetsbrev som sendes via e-post, hvor forskjellige fagavdelinger er avsendere.
For å abonnere på nyhetsbrev, må du oppgi din e-postadresse.
Se spesifikasjoner for hvert nyhetsbrev under:
- Nyhetsbrev fra Bistandsaktuelt sendes ut ca. 2-3 ganger i uka.
- Nyhetsbrev fra evalueringsavdelingen i Norad sendes ut 1-3 ganger i måneden. Du kan også velge om du vil ha informasjon om invitasjoner til arrangementer og varsel om anbud med ditt nyhetsbrev. Du må abonnere på nyhetsbrevet for å kunne motta denne informasjonen.
- Nyhetsbrev fra Olje for utvikling sendes ut 1-2 ganger i kvartalet. For å abonnere på nyhetsbrevet må du oppgi e-postadresse, navn, virksomhet og land.
Du melder deg av nyhetsbrev ved å gå inn på lenken «Meld av» øverst i nyhetsbrevet.
Ugyldige e-postadresser blir over tid automatisk slettet.
Informasjonen du oppgir for å abonnere på ett eller flere nyhetsbrev, lagres i adskilte lister i en egen database, deles ikke med andre enn databehandler Knowit og deres underleverandør og slettes når du sier opp abonnementet.
Behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger i tilknytning til nyhetsbrevene er personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 a), altså samtykke.
3.1.4. Deling av innlegg på Norads nettsteder
Når du deler innlegg fra norad.no, noradbloggen.no eller bistandsaktuelt.no, legges informasjon inn der og da hos nettsamfunnet du velger. Hvordan det aktuelle nettsamfunnet håndterer dataene videre, reguleres av din avtale med nettsamfunnet. Informasjon om at du har delt et innlegg lagres ikke hos oss.
3.1.5 Kommentarer på noradbloggen.no
Alle innlegg på noradbloggen.no må signeres med fullt navn. Anonyme innlegg fjernes. Norad benytter Disqus diskusjonsnettverk til kommentarer og Disqus’ Terms and Policies regulerer håndteringen av dine data. Du som bruker er selv ansvarlig for å slette data du har oppgitt via kommentarfeltet om det skulle være ønskelig.
3.1.6 Søk
For norad.no og bistandsaktuelt.no lagrer Norad informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter i søkeverktøyet Find. For noradbloggen.no lagres tilsvarende informasjon i søkeverktøyet WordPress.
Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i en egen database, og de blir bare lagret i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adressene.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å få tjenester på nettsiden til å fungere.
3.1.7 Nettstatistikk
Norad samler inn anonymisert statistikk om besøkende på norad.no, noradbloggen.no og bistandsaktuelt.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedene våre. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å forbedre våre tjenester.
3.1.8 Bruk av informasjonskapsler (cookies)
Norad benytter informasjonskapsler (også kjent som cookies) på alle våre nettsider.
Informasjonskapsler er små informasjonsfiler som blir liggende igjen på datamaskinen din for at tjenesten vår skal virke best mulig for deg som bruker.
Dette medfører ingen sikkerhetsrisiko for deg, men du kan når som helst avslå å samtykke i lagring av informasjonskapsler i nettleseren. Se pkt. 3.1.8
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å få tjenesten på nettsiden til å fungere.
Vi bruker også piksler for Facebook og Linkedin.
- Les mer om hvordan du administrerer informasjonskapsler på nettvett.no
3.2 Utgivelser
3.2.1 Fagbladet Bistandsaktuelt
Norad er utgiver av fagbladet Bistandsaktuelt i papir- og nettutgave.
Hvis du vil abonnere på gratis papirutgave av Bistandsaktuelt, registreres navn, postadresse og postnummer i abonnementsregisteret Endurico slik at vi får sendt deg bladet.
Navn- og adresseopplysningene blir overført til leverandøren Helt hjem som distribuerer avisen. De benytter de til enhver tid gjeldende opplysninger fra abonnementsregisteret.
Endurico Media er databehandler for abonnementsregister til papirutgaven av Bistandsaktuelt og Helt hjem er databehandler som sørger for distribuering av avisen.
Du kan endre registrerte opplysninger eller avbestille abonnementet på bistandsaktuelt.no. Når du avbestiller abonnementet blir opplysningene slettet fra registeret.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i.
Nettugaven av Bistandsaktuelt finner du på bistandsaktuelt.no. Der kan du også bestille abonnement på nyhetsbrev. Mer informasjon om behandling av personopplysninger finner du under punkt 3 om våre nettsider og i personvernerklæringen på bistandsaktuelt.no.
3.3 Kontakt med Norad
3.3.1 Melding til Norads ansatte
Det er mulig å ta kontakt med ansatte i Norad via kontaktskjemaet for hver enkelt ansatt på norad.no. Her må du oppgi navn, e-postadresse, emne og melding for å få sendt meldingen. Beskjeden sendes som e-post til personen du har skrevet til. Meldingen lagres ikke på norad.no, men behandles som mottatt e-post. Se avsnitt 3.3.3 e-post og telefon.
3.3.2 Besøkende til Norad
Alle besøkende til Norad må registrere seg i ved ankomst i resepsjonen med fornavn, etternavn, mobiltelefonnummer og arbeidssted i systemet OnVisit. Opplysningene anonymiseres etter 15 dager.
Besøkende får utlevert navnelapper som makuleres etter bruk.
Besøkende til større arrangementer forhåndsregistreres via norad.no for raskere å kunne gjennomføre innsjekking av gjester. Administrativt ansvarlig for arrangementet lager samlet oversikt og sender til resepsjonen. Resepsjonen sletter listen etter arrangementet.
Bygget har utvendig overvåkningskamera og opptak bevares i syv dager.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre tilgangen til Norads lokaler.
3.3.3 E-post og telefon
Norad benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å utføre våre oppgaver som direktorat. Dette gjelder kommunikasjon med både interne og eksterne kontakter. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling, arkiveres. Disse opplysningene behandles i som beskrevet under «Saksbehandling og arkiv».
Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til ikke å sende taushetsbelagte, særlige (sensitive) eller andre fortrolige opplysninger via e-post.
3.3.4 Saksbehandling og arkiv
Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet avhengig av hva saken gjelder. I kontaktregisteret lagres navn og e-postadresser.
Opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse og annen relevant informasjon som fremgår av søknader om tilskudd og andre henvendelser i forbindelse med slike søknader, samt korrespondanse i forbindelse med oppfølging av bistandsprosjekter, styrearbeid og øvrige saksområder, arkiveres i de respektive saksdokumentene.
Norad bruker Public 360 arkiv- og saksbehandlingssystem med elektronisk arkivering og journalføring av dokumenter. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Det er etablert særlige tiltak og rutiner for informasjon som skal skjermes.
Public 360 er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren Tieto, og følger norsk standard for dokumentasjonsforvaltning (NOARK).
Opplysninger som er nødvendig for behandling av klagesaker vil bli utlevert til Utenriksdepartementet, som er Norads klageorgan.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), c) og e); nødvendig for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse, oppfylle en rettslig forpliktelse, jf. offentlighetsforskriften §§ 6 og 7.
3.3.5 Varsling
Norad har etablert en varslingstjeneste for mottak av varsler om mistanker om misligheter, trakassering og andre kritikkverdige forhold relatert til Norads virksomhet. Varslingsteamet har en egen e-postadresse, som kun håndteres av Norads varslingsteam. I tillegg har Norad inngått databehandleravtale med advokatfirmaet Wiersholm AS om en ekstern varslingskanal. Kontaktinformasjon til de ulike varslingskanalene er oppgitt på norad.no/varsling.
Varsler til Norad kan i utgangspunktet inneholde alle typer personopplysninger. Varslingssakene registreres på skjermet område i Public 360 der kun ansatte med tilknytning til Norads varslingsteam og et svært begrenset antall arkiv/IKT-tilsatte har lesetilgang. Personopplysningene arkiveres i tråd med arkivlovgivningen, men slettes fra øvrige lagringssteder når tjenstlig behov ikke lenger er til stede.
3.3.6 eInnsyn (offentlig journal)
Norad utfører en systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. Denne journalen inneholder opplysninger om datoer, avsender, mottaker og tittel på saksdokumentet. Den daglige journalen overføres til eInnsyn. Personnavn kan ikke søkes fram i eInnsyn når innførselen er eldre enn ett år.
Vi gjør oppmerksom på at forespørsler om innsyn via eInnsyn blir oppbevart og loggført.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 c), nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse jf. offentlighetsforskriften §§ 6 og 7.
3.3.7 Spørreundersøkelser
Norad bruker verktøyet Questback til spørreundersøkelser. Når vi gjennomfører spørreundersøkelser, vil vi alltid informere om formålet med den, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Vi vil ikke dele opplysningene med andre enn Questback Essentiels eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt.
- Anonyme undersøkelser: Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke Norad eller Questback Essentials samle inn noe informasjon som kan kobles til deg.
- Identifiserbare undersøkelser: Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan Norad identifisere de som har besvart undersøkelsen. Vi kan også benytte Questback Essentials til å sende ut undersøkelsen.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), hvor du samtykker til vår behandling av opplysninger om deg.
3.3.8 Jobbsøkere og ansettelse
Dersom du søker jobb hos Norad, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b); behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse. Dersom din søknad inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 b) og h).
Søknader går gjennom jobbsøkerportalen WebCruiter. I den skriftlige bekreftelsen på at søknaden er mottatt får søkere informasjon om Norads personvernrutiner.
Innstillinger med utvidet søkerliste og utlysningstekst bevares i eget fysisk tilsettingsarkiv.
Søknad med vedlegg fra den som tilsettes hos Norad, oppbevares i den tilsattes personalmappe.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b); behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i.
4.0 Databehandleravtaler
Vi har databehandleravtaler med alle våre leverandører som behandler personopplysninger etter avtale med oss.
5.0 Annen relevant lovgivning
I tillegg til personopplysningsloven har blant annet følgende lover betydning for Norads behandling av personopplysninger:
Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Norad praktiserer meroffentlighet, det vil si at Norad så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige.
Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saker vil bli behandlet i Norad. Som part i en sak, f.eks. som søker på en tilskuddsordning, har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.
Arkivlov med forskrifter gir regler om hvordan arkivskaper skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevering til arkivinstitusjon.