Q&A Strategiske partnerskap med norske humanitære organisasjoner
All questions received by Norad will be responded to through updating this Q&A. We therefore advice all applicants to revisit this Q&A section regularly.
Svarene publiseres på det språket spørsmålet er stilt/Questions are answered in the language they were posed.
Q1: Please explain more about the budget framework and the flexibility that strategic partners can expect with regards to deviations from the budget in future reporting.
A1: The total budget allocation from Norad and a tentative annual allocation for each year will be agreed upon when entering into the agreement, subject to approval from the Parliament. This serves as the basis for further follow-up.
Any adjustment of the agreed annual allocation must be approved by Norad.
Partners will be requested to submit an updated budget overview for each year, with brief explanations of significant changes. Norad will approve this in writing.
The budget template for strategic partners consists of budget lines such as totals per country and thematic sector/outcome (See the sheet entitled “SPA summary budget” in the budget template). The partner will have the possibility to annually reallocate funds up to 20% between thematic budget lines and up to 30% between country budget lines, without prior approval from Norad. The possibility to reallocate funds combined with overall budget lines gives the partner flexibility to adapt to changes. This will be further explained in the agreement.
Revised budgets shall only submitted to Norad when the strategic partner anticipates reaching the reallocation limit in the near future, or if the organisation expects to exceed the annual tentative allocation as specified in the agreement.
Note that should a strategic partner wish to allocate funding to new countries, this must be approved by Norad in advance. Unallocated response funds may be also only be used based on upon prior written approval.
Q2: What is the difference between the 20% unallocated response funds in the Strategic Humanitarian Partnership Agreements and the 20% flexible funding in Norad’s Strategic Civil Society Partnership (Plusspartner) Agreements?
A2: Strategic Humanitarian Partners are requested to set aside 20% share of Norad’s contribution to direct program cost as unallocated response funds for new or escalated crisis. The unallocated response funds constitute a reserve fund, integrated into the agreement in order to make it possible to respond rapidly to future humanitarian crises. These funds will be part of Norway’s total response to new or deteriorating humanitarian crises and may only be used with Norad’s prior written approval.
In the Norad’s Strategic Civil Society Partnership (Plusspartner) model, up to 20% of total direct programme costs is defined as flexible funding. These funds can be used for defined thematic target areas in the agreement without prior written approval from Norad, which is a major difference from the Strategic Partnership Agreements.
Q3: Please explain how to calculate the unallocated response funds
A3: The budget template for strategic partners includes the formula for calculating the unallocated response funds. However, below is an example illustrating the calculation method:
- Norad’s contribution to direct programme cost consist of 80% planned activities and 20% unallocated response funds
- If 80 million NOK represents Norad’s share of the planned activities, we know that 80 million NOK equals 80% of Norad’s contribution to direct programme cost (0,8*X=80 million).
- Norad’s contribution to direct programme cost (including unallocated response funds) will then be 100 million (X=80 million/0,8)
- Unallocated response funds will then be 20 million (Norad’s contribution to direct programme cost 100 million NOK minus 80 million planned activities)
Q4: How are applicants expected to document that their programme contributes to the objectives listed in the “The Government will...” section of Norway’s Humanitarian Strategy?
A4: All applicants are expected to contribute to the implementation of Norway’s Humanitarian Strategy. Applicants are requested to briefly explain in their application how their programme will contribute to the implementation of a selected number of the concrete objectives in the Strategy’s “The Government will...” sections. Applicants can freely determine where in the application they can suitably include this information.
Q5: Vil kravet om 20% uallokerte midler gjelde for alle innsatser og alle søkere, eller finnes det unntak for dette? Eksempelvis hvis søknaden gjelder støtte til program hvor muligheten for å planlegge for en lengre periode er avgjørende for et godt resultat?
A5: Ordningen med (uallokerte) fleksible responsmidler er en viktig del av de humanitære strategiske partnerskapene. Fleksible responsmidler skal sikre at partnerne og Norad sammen raskt kan respondere effektivt og målrettet på nye kriser. Hvilke behov nye kriser kan innebære, vil være vanskelig å forutse.
I utlysningen stilles det derfor et krav om at en andel på 20 % av budsjettet for direkte kostnader skal være uallokert. Vi har forståelse for at langsiktig planlegging er viktig og derfor kan også partner i stor grad tenke langsiktig for 80 % av midlene det søkes om. Behovet for en rask og smidig respons på humanitære behov gjør det imidlertid nødvendig å reservere 20 % av midlene ved avtaleinngåelse. Disse uallokerte midlene sikrer at Norad sammen med sine strategiske partnere kan møte nye humanitære behov, ukjent ved avtaleinngåelse, effektivt og målrettet.
Imidlertid vil strategisk partner i avtaleforhandlingene, strategisk dialog, årlige møter, søknader om å frigi responsmidler og i sine årlige planer, kunne fremme sin tilnærming til eller ønsker om bruk av responsmidlene.
Formålet med fleksible responsmidler er å muliggjøre en behovsbasert og rask humanitær respons umiddelbart etter den plutselige starten av en humanitær krise, etter en forverring av en pågående krise eller i situasjoner der den strategiske partneren har fått ny humanitær tilgang.
Q6: Vi har oppdaget at det er ulike krav i utlysningsteksten, søknadsskjemaet og veilederen (Guidance Note and Q&A) knyttet til resultatrammeverket. Skal resultatrammeverket kun inkludere indikatorer på outcome-nivå?
A6: Ja, det er ikke krav om at resultatrammeverket (eller tilsvarende beskrivelse av planlagte resultater) skal inkludere indikatorer på lavere nivåer enn for outcomes. Vi har korrigert dette i søknadsskjemaet, der det feilaktig ble informert om at indikatorer også skulle oppgis for outputs.
Q7: As this call for proposals is for humanitarian assistance only, can we use the sector ‘Emergency Response’ in the budget section ‘direct program cost by sector or outcome’ or do we need to break it down by sector?
A7: Norad requires that applicants break down the total budget by sector or outcome in the application. Information, including budget figures, about each of the sectors/outcomes that partners plan to include in their response is vital for appraising the application, for example, in order to obtain an overview of each partner’s areas of expertise and the total portfolio composition.
Q8: We understand that strategic partners will be offered 5-year grant agreements for the period 2025-2029, with annual commitments. It is quite clear that the overall application should consider the whole 5-year period but is this also applicable for the project/country sub-components?
In previous partnership agreements each of the countries included has been required to submit new/updated annual plans on an annual basis. Given the humanitarian nature of the SPA, often with a volatile context and changing needs, the approach with annual plans does make sense. In the current guidance it is mentioned that “Annual plans will merely consist of an updated budget overview with a brief explanations of significant changes,” and as such it is hinting to this system with annual plans being carried forward. However, it is not entirely clear if we are expected in the initial application to submit an annual plan for each project/country sub-component only for the first year, and then submit a new/updated annual plan for each of the following years, or if Norad expects that the country sub-component description covers the whole 5-year period.
Kindly advise on what period project/country sub-components should cover.
A8: The application shall include a description of each sub-component. Partners can freely choose whether the description of an individual sub-component shall cover the full time period of the Strategic Partnership Agreement, i.e. 2025-2029, or shall focus on a shorter time period – however, minimum year 1 (2025) - only. You may, for example, chose to submit a multi-year description if you already have a multi-year country strategy.
Norad will share instructions for the annual plans with partners that are selected for support.
Q9: Please clarify what is expected in terms of quantitative data under ‘expected results’ in the ‘Description of project/programme sub-components’. Are you asking us to provide targeted number of people reached for each sub-component? And if so, should this be given for the entire agreement period or for the first year? It is difficult to provide a target for number of people reached five years into the future in humanitarian crises.
A9: As an absolute minimum, we request applicants to provide targets for the two indicators that are explicitly mentioned in the call for proposals for year 1:
1. Number of persons with humanitarian needs that have obtained assistance and protection, and
2. Percentage of the above that belong to particularly vulnerable groups.
Targets for subsequent years shall be updated in the annual plans. Targets should be provided for each sub-component, when relevant. For example, if you opt to structure your proposals so that each sub-component corresponds with an individual country programme, we request applicants to provide targets for the two above-mentioned indicators for each country. For a sub-component focusing on the international humanitarian system, other targets may be more appropriate.
Q10: We are applying for programmatic funding in line with the Programme Based Approach as well as per the current Strategic Partnership Agreement. This means that the funding provided through the SPA contributes to the overall results of our country programmes. Please confirm that we can present expected results and provide the targeted number of project participants for the whole country programme as per the Programme Based Approach?
A10: Yes, this is fine. However, kindly then also indicate the expected percentage of funding from the strategic partnership out of the total country budget, so that we are informed of the level of results that can be attributed to funding through the strategic partnership with Norad. Total expected financing to the programme based approach should be visible in the budget.
Q11: Similarly, in line with the Programme Based Approach, please confirm that we can provide information on implementing partners for the whole country programme and not just what will be supported by funding through the SPA.
A11: Yes, this is fine. In reports we may require information on implementing partners.
Q12: As well as budget lines such as totals per country and thematic sector/outcome, the budget template for strategic partners also consists of budget lines showing the share transferred to local partners and other levels. The guidance note mentions that the partner will have the possibility to annually reallocate funds up to 20% between thematic budget lines and up to 30% between country budget lines, without prior approval from Norad. What level of flexibility is applied to the budget lines showing the amount transferred to local partners and other levels?
A12: The budget flexibility is meant for reallocations between countries and between thematic sectors/outcomes. The share distributed to/through local partners should not drop significantly compared to the budget. If this share drops significantly compared to the budget Norad will establish a dialogue with the partner. Partners will also be requested to submit an updated budget overview for each year and the share transferred to local partners will be part of that annual approval process.
Q13: Please confirm that plus partners are not required to provide an overall risk analysis as this field is still included in the portal even when we have ticked that we are a plus partner.
A13: We can confirm that organisations that have been approved as Strategic Civil Society Partners (Norad Plusspartners) do not have to submit an overall risk analysis.
Q14: Is it possible to include a few countries in the SPA application that are not included in the first year (2025) allocation?
We will apply for SPA funding in 2025 for a selection of (tier 1) countries. We are also considering the possibility to include a few countries (3-4) in the application for which budget allocation will not be done in the first year. However, depending on the humanitarian situation and related needs, some of the initial tier 1 countries may later be phased out and replaced by other (tier 2) countries. In other words, we would be considering including a total of 9-10 countries in the SPA, 5-6 tier 1 countries for which we would allocate budget for 2025 and 3-4 tier 2 countries that would be considered either in one of the subsequent years, or as part of an approved allocation of the unallocated response reserve funds (20% share of the total proposed direct project cost) in case of a new or escalated crisis. The idea behind the tier 2 countries would be that they, as they are intended to be integral parts of the SPA application, would to a certain extent be preapproved, and would thus only require either an annual plan for one of the subsequent years or a prior written approval if the unallocated response funds were to be requested. We believe this approach would allow for much more flexibility into the SPA to adjust according shifting situations and needs. This flexibility would obviously also assume that we can opt to change the countries for which we submit the annual plans, as per our previous question.
A14: Request for inclusion of new countries in the strategic partnership agreement in later years can be made through 1) request for release for (unallocated) response fund to new and/or expanded crisis situations 2) inclusion in updated annual plans or 3) applications to (potential) new direct call for proposals to SPA partners.
Q15: Er det noe i utlysningen og i malen i Tilskuddsportalen som ikke gjelder Plus Partnere?
Utlysningsteksten sier at “Søknaden skal presentere tiltak og budsjett på program-/outcome nivå. Detaljerte gjennomføringsplaner for aktiviteter og outputs skal ikke vedlegges, men stikkprøver kan bli etterspurt.” I malen i Tilskuddsportalen sier man imidlertid: “The result framework for the application should be presented in a separate attachment, which should be uploaded below. The results framework should as a rule include clearly defined objective at all levels: impact, outcomes and outputs. Activities should not be included. Indicators are only required for outcomes and outputs.”
I Plus Partner-avtalen sies det: “Det er ikke obligatorisk å levere inn en logframe. (...) I søknader om tilskudd som innebærer særlig risiko og/eller kompleksitet, kan Norad ved behov etterspørre noe mer informasjon”.
Vi lurer derfor på:
a) om vi, som Plus Partner må levere resultat rammeverk/logframe for vår søknad til ordningen Nødhjelp og humanitær bistand – Strategisk partnerskap med norske humanitære organisasjoner?
A15a: Plusspartnere må i henhold til regelverket levere en kunnskapsbasert endringsteori og målformuleringer på forskjellige nivå (for leveranser/output er det tilstrekkelig med kategorier eller eksempler). Det betyr at vi skal ha en fremstilling av målformuleringer og sammenheng mellom nivåene. Det må ikke være i et tabellformat/logframe, vi tar imot det organisasjonen foretrekker å bruke.
b) om det er andre spørsmål og krav til informasjon som faller ut for oss som er Plus Partnere, som ikke er nevnt i utlysningen eller malen i Tilskuddsportalen?
A15b: Spørsmål som ikke skal besvares av plusspartnere eller organisasjoner som har en ECHO-sertifisering er betinget i søknadsskjemaet (altså ikke mulig å svare på dersom man i begynnelsen av skjemaet krysser av for at man er plusspartner eller ECHO-sertifisert). I organisasjonsdelen behøver ikke plusspartnere å oppdatere beskrivelse av systemer (alle spørsmål som begynner med «Brief description of…).
Obligatoriske indikatorer
Q16: Det er to obligatoriske indikatorer som er nevnt i utlysningen under kriterier for måloppnåelse. For å rapportere «andel av mennesker blant disse som tilhører sårbare grupper» vil vi gjerne vite om det finnes en spesifikk definisjon av sårbare grupper, og om disse tallene må deles opp etter type sårbar gruppe. Dette er informasjon som kan være sensitiv og derfor vanskelig å samle inn.
A16: Takk for spørsmålet. Hvorvidt noen «…tilhører sårbare grupper» er ikke åpenbart uten kontekst, men strategiske partnere forutsettes å ha særlig fokus på barn, kvinner, personer med nedsatt funksjonsevne, minoriteter, eldre og flyktninger/fordrevne og deres vertssamfunn. Våre tilskuddsmottakere forventes å synliggjøre vurderinger for å etablere hvilke befolkningsgrupper som er mest sårbare (se også Strategi for norsk humanitær politikk) og hvordan de vil nå dem. I forslag til avtale og påfølgende dialog med kommende strategiske partnere vil krav til rapportering bli ytterligere avklart.
Q17: Er det kostnader som ikke kan inkluderes i budsjettene?
A17: Prosjektkostnadene må være direkte relatert til gjennomføringen av prosjektet og bidra til måloppnåelsen. I tillegg kan gis bidrag til inndekning av organisasjonenes indirekte kostnader som en klumpsum på inntil 7% av Norads andel av direkte prosjektkostnader. Kostnader hos tilskuddsmottaker (Norads avtalepartner) som ville eksistert uavhengig av prosjektet kan ikke føres som direkte prosjektkostnader, men må evt. dekkes av bidraget til indirekte kostnader. Hos lokal partner (sub-grantee) vil Norad imidlertid som hovedregel kunne anerkjenne alle kostnader som direkte kostnader, men disse må da dokumenteres på lik linje med øvrige direkte prosjektkostnader. For kommende strategiske partnere vil forslag til avtale og påfølgende dialog kunne klargjøre mer.
Q18: Må plusspartnere besvare følgende spørmål: “Description of the applicant's approach to mainstreaming gender in all phases of humanitarian response, including use of the gender marker or similar scoring systems” hvis denne tematikken er godkjent i vårt plusspartnerstatus?
A18: For plusspartnere som har fått godkjent arbeid med gender/kvinners rettigheter og likestilling som tema i plusspartnervurderingen, behøver ikke søker å beskrive systemer for å jobbe med dette. Erfaring med gender mainstreaming i humanitær respons spesifikt må svares (kort) på.
Q19: Vi jobber ikke direkte med mennesker som er mottakere av humanitær assistanse (per mandat, så jobber vi gjennom andre store partnere, så vi lurer på hva vi skal oppgi som Target group og hvordan vi skal forholde oss til de to hoved-indikatorene det henvises til i utlysningen.
A19: Strategiske partnerskap skal bidra til resultater for Mennesker som er rammet av humanitære kriser som følge av konflikter og naturkatastrofer, med særlig fokus på barn, kvinner, personer med nedsatt funksjonsevne, minoriteter, eldre og flyktninger/fordrevne og deres vertssamfunn. Det betyr at søkere må vise til og sannsynliggjøre at deres innsats gir resultater for disse, selv om dere ikke selv jobber direkte med mennesker med humanitære behov som har fått hjelp og beskyttelse. I forslag til avtale og påfølgende dialog med kommende strategiske partnere vil krav til rapportering bli ytterligere avklart. Dobbeltelling må unngås. Når det gjelder stratifisering pr sårbare grupper viser vi til tidligere svar publisert i Q&A.
Q20: Spørsmålet i søknadsportalen om hvilke land vi jobber i: Vi jobber i land hvor vi får forespørsler fra partnere basert på hvor det er størst behov. Vi vil være i stand til å presentere en regional oversikt. Er det tilstrekkelig?
A20: En regional oversikt over planlagte programinnsatser vil kunne aksepteres, men for å innfri søkekriterier, må alle søkere dokumentere at de har gjennomført humanitære tiltak i minst fem land og to regioner/verdensdeler.
Q21: We have a question regarding the requirement to list local partners and their legal status for each sub-component In some of our country programmes this will potentially be very many local partners to list, which will take up a lot of space in the maximum 5-page format. Should we focus on the main 3 or 5 and be ready to provide additional details if asked during the review process?
A21: You have informed Norad that you will provide information on implementing partners for the whole country programme and not just what will be supported by funding through the SPA. You have listed 28 countries. At this stage it will be sufficient if you focus on the main 3 implementing partners in each country programme. You need to be ready to provide additional details if asked during the review process.
Q22: Given Norad’s definition of a local partner presented in the budget template, what are the categories of legal statuses to use in the narrative? Unless we provide some categories to choose from, we are concerned that we will end up with many different definitions of legal statuses across countries.
A22: One category should be local partners in line with Norad’s definition. Other categories could be INGO, local/national state actor, community-based organisations, academia etc. We do not demand more detailed information on legal status/registration at this point. Please note that only local partners in line with Norad’s definition (please see budget template) are to be included in the budget and financial reporting under the Direct program cost (Local partner) line.
Q23: I søknadsskjemaet i Tilskuddsportalen, under «Humanitarian Experience, competence and capacity”, ser det ut som et spørsmål («Brief description of the applicant’s experience and expertise within the project/programme’s thematic area(s) in emergency contexts») er nevnt to ganger. Samtidig kan det virke som om et annet spørsmål (“Description of the applicant’s capacity to respond rapidly to new and emerging crises”) er blitt tatt ut fra skjemaet. Er dette riktig?
A23: Takk for at du oppdaget dette! Her har det rett og slett skjedd en feil i kopiering av skjemaet fra den engelsk-språklige siden til den norske siden. Vi har nå rettet dette opp på den norske siden i Tilskuddsportalen. Den engelske siden har hele tiden vært korrekt.
Q24: I utlysningsteksten står det at en skal vise til gjennomsnittlig hum budsjett 2021-23, eller hum budsjett for 2023.
I portalen derimot, står det kun 2021-23. Hvilke av disse er gjeldende? Vi hadde tenkt å oppgi tall for 2023, men dersom det er et krav om 2021- 23 hadde det vært nyttig å vite dette.
A24: Formalkravet er at søker enten må ha gjennomført humanitære tiltak av en samlet verdi på minst 50 millioner kroner i 2023 eller at det årlige gjennomsnittet de siste tre år (2021-2023) er på minimum 50 millioner.
Basert på søkers svar på spørsmålet i søknadsskjema vil vi kunne vurdere om søker enten a) har gjennomført humanitære tiltak av en samlet verdi på minst 50 millioner kroner siste år (2023) ELLER b) ha gjennomført humanitære tiltak av en samlet verdi på minst 50 millioner kroner i gjennomsnitt de siste tre år (2021-2023). Vi ber imidlertid søker oppgi tall for alle tre år da dette inngår i en mer helhetlig vurdering av søkers kapasitet.